Så hanterar Skolverket personuppgifter
Skolverket hanterar många uppgifter för att kunna leverera tjänster samt utföra uppdrag som riksdag och regering bestämt. En personuppgift är varje upplysning om dig som kan kopplas till din person. Vi strävar alltid efter att lagra så litet persondata som möjligt.
Skolverket är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som vi använder i vår verksamhet. En personuppgift kan till exempel vara ditt namn, personnummer, telefonnummer, postadress och e-postadress. Vi samlar bara in de data som vi behöver för att utföra en uppgift.
Hur vi får behandla personuppgifter står framför allt i EU:s generella dataskyddsförordning (GDPR), men även i Dataskyddslagen (2018:218) och Dataskyddsförordningen (2018:219). Reglernas syfte är att skydda människor så att deras personliga integritet inte kränks.
Så samlar vi in och behandlar personuppgifter
Att behandla personuppgifter är till exempel att samla in, registrera, lagra, samköra skriva ut uppgifterna, överföra elektroniskt, använda och bearbeta.
Skolverket får bara behandla personuppgifter på någon av de rättsliga grunder som anges i dataskyddsreglerna. Vid varje behandling av dina personuppgifter så är vi skyldiga att informera dig om vilken rättslig grund som gäller. De här rättsliga grunderna är de som oftast är aktuella då Skolverket behandlar personuppgifter:
- om det krävs för att vi ska kunna göra något som är av allmänt intresse, eller är en del i vår myndighetsutövning (till exempel fatta beslut om lärarlegitimation)
- för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller utföra något som du begär av oss (till exempel för att vi senare ska kunna teckna avtal med dig)
- Undantagsvis kan vi även behöva använda oss av den rättsliga grunden att skydda intressen som är av stor betydelse för dig eller någon annan fysisk person.
Information som skickas till oss blir allmän handling
Skolverket är en statlig myndighet, vilket innebär att vi lyder under offentlighetsprincipen. Information som skickas till oss blir allmänna handlingar och kan behöva lämnas ut.
Lämna uppgifter till andra myndigheter och leverantörer
Ibland behöver Skolverket lämna personuppgifter till andra myndigheter, för att vi är arbetsgivare eller har en viss skyldighet som myndighet. Exempel på sådana myndigheter är Skatteverket, Statens pensionsverk, Statistiska centralbyrån, socialnämnder och Skolverkets upphandlade bank. Om någon av Skolverkets leverantörer behandlar personuppgifter för att kunna utföra en tjänst på uppdrag åt oss så tecknar vi alltid personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Avtalet beskriver hur personuppgifter får hanteras och personuppgiftsbiträdet måste självklart följa lagen.
Överföring av uppgifter till tredje land
Behandling och lagring av personuppgifter sker i huvudregel på servrar som finns inom EU/EES.
Personuppgifter kan undantagsvis komma att göras tillgängliga utanför EU/EES genom vissa systemleverantörers behandling av personuppgifter. Att överföringen har tillräckligt hög skyddsnivå säkerställs genom att leverantören omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework.
Automatiskt beslutsfattande och profilering
Skolverket använder inte uppgifterna för automatiskt beslutsfattande eller profilering.
Så länge behandlar vi dina personuppgifter
Skolverket behandlar dina personuppgifter för de syften som angivits ovan. Allmänna handlingar, innefattande dina personuppgifter, bevaras i enlighet med arkivlagstiftningen, Riksarkivets föreskrifter och myndighetens beslut om tillämpning av dessa föreskrifter. Detta även om syftena med behandlingen enligt dataskyddsförordningen och dataskyddslagen har uppnåtts. Personuppgifter ska gallras enbart om den allmänna handlingen inte kan antas ha ett fortsatt värde för Skolverket, eller behövs för forskning eller för annan myndighet, eller för till exempel den som uppgifterna beror.
Dina rättigheter och registerutdrag
Du kan kostnadsfritt begära ut ett registerutdrag med dina egna personuppgifter, information om till exempel på vilket sätt vi fått in dina personuppgifter, varför vi har dem och om de eventuellt har lämnats ut till annan part. Om din begäran är ogrundad eller orimlig (till exempel begärs ut upprepade gånger) så kan vi ta ut en avgift eller helt enkelt inte lämna ut uppgifterna.
Om vi har felaktiga, ofullständiga eller missvisande uppgifter om dig så har du rätt att begära att vi rättar eller kompletterar dem. När Skolverket behandlar personuppgifter för att det är en del i vårt ansvar som myndighet, eller för att vi ska kunna göra något som är av allmänt intresse, så har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. I vissa fall kan du kräva en begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
Du kan även kräva att dina personuppgifter blir raderade. Det går dock inte när personuppgifterna behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller om de finns i en allmän handling. Om vi behandlar dina personuppgifter för att kunna uppfylla ett avtal så kan du i vissa fall få ut dina personuppgifter för att till exempel överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
Skolverket är personuppgiftsansvarig
Skolverket (org. nr. är 202100-4185) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Skolverket
Box 4002
171 04 Solna
Uppgifter som lämnas till Skolverket kan efter prövning komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till den som begär det.
Har du frågor om hur Skolverket hanterar personuppgifter, kontakta Skolverkets dataskyddsombud.
Mejla till Skolverkets dataskyddsombud dataskyddsombudet@skolverket.se.
Du kan även kontakta Skolverkets upplysningstjänst på telefon 08-527 332 00.
Klagomål
Om du anser att Skolverket har behandlat dina personuppgifter i strid med Dataskyddsförordningen eller den svenska dataskyddslagen har du också rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten för att klaga på det.
Personuppgiftsbehandling i Skolverkets tjänster och plattformar
Personuppgifter som lämnas i samband med din ansökan registreras av Skolverket i ett ärendehanteringssystem. Om du meddelas legitimation kommer uppgifterna att överföras till Skolverkets lärar- eller förskollärarregister.
Skolverkets behandling av personuppgifterna regleras genom förordningen (2011:268) om lärar- och förskollärarregistret samt i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679) med tillhörande nationell lagstiftning.
Syfte med behandling av personuppgifterna
Vi behandlar dina personuppgifter inom ditt ärende för att handlägga ansökan om legitimation. Vi behöver ha personuppgifter för att kunna kontakta dig, för att verifiera och styrka dina uppgifter samt kunna göra korrekta bedömning av ditt ärende. Detta innebär att vi kommer att inhämta
- uppgifter om hur vi kontaktar dig och be att få intyg och handlingar som styrker dina yrkanden
- personuppgifter från folkbokföringen för att säkerställa identitet i handlingarna samt kompletterande kontaktuppgifter
- personuppgifter från Ladok för att komplettera eller förtydliga inskickade handlingar och uppgifter
- information från lärosäten för att komplettera eller förtydliga inskickade handlingar och uppgifter.
Grunden för Skolverket att behandla dina personuppgifter
Enligt § 16 i skollagen (2010:800) ska Statens skolverk efter ansökan meddela legitimation till en lärare eller förskollärare som har behörighetsgivande examen. Enligt förordning (2011:268) om lärar- och förskollärarregister § 5 får Statens Skolverk behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att föra en aktuell förteckning över legitimerade lärare och förskollärare. Utöver detta får Statens Skolverket även behandla personuppgifter enligt § 6 för att
- handlägga ärenden om legitimation
- lämna uppgifter till utländska myndigheter i enlighet med förordningen (2016:157) om erkännande av yrkeskvalifikationer
- utöva tillsyn av skolväsendet och dess personal
- kontrollera identitet och behörighet i samband med tjänstetillsättning av lärare och förskollärare.
Eventuella mottagare av personuppgifter
Skolverket kommer i följande fall att skicka personuppgifter till externa mottagare.
- Vid bedömningen av ärenden med utländska examina kommer Skolverket att skicka personuppgifter till Universitets- och högskolerådet (UHR) för bedömning av utländska examina.
- Skolverket kommer att anlita en extern bedömare för att kunna handlägga ärenden med yrkesämnen. Vi kommer skriva ett avtal med den externa bedömaren så att dina personuppgifter hanteras i enlighet med lag hos dem.
Uppgifter som betraktas som allmän handling kan också komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen om det inte bedöms råda sekretess för dem.
Utdrag från lärar- och förskollärarregistret
Alla lärare och förskollärare som har fått legitimation finns i lärar- och förskollärarregistret. Informationen är allmän handling och vem som helst har rätt att begära utdrag ur registret. Det är från detta register som utdrag görs för att bland annat uppfylla behovet av att kontrollera behörighet och utöva tillsyn av skolväsendet.
Inom lärar- och förskollärarregistret finns det bestämmelser om personuppgiftsbehandling i Förordning (2011:268) om lärar- och förskollärarregister.
Informationen om behandling av personuppgifter i Skolverkets provplattform skickas ut via e-post när ett nytt användarkonto för skolpersonal skapas i provplattformen.
Syftet med insamlingen
I Skolverkets uppdrag ingår att nationella prov och betygsstödjande bedömningsstöd ska gå att genomföra, övervaka och bedöma digitalt. I Skolverkets uppdrag ingår även att följa upp och utvärdera för statistiska ändamål. För att det ska vara möjligt måste skolhuvudmännen lämna uppgifter till Skolverket om personal som ska delta i provgenomförandet.
Vilka personuppgifter samlas in?
Skolverket samlar in följande uppgifter om deltagande personal:
- personnummer
- förnamn och efternamn
- id-beteckning (EPPN)
- roll (gäller endast skolpersonal)
- e-postadress
- IP-adressen vid användning av provplattformen.
Behandlingen av personuppgifterna är reglerad av EU:s dataskyddsförordning, GDPR, och den svenska dataskyddslagen. Skolverket är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifterna.
Metod
Skolhuvudmännen lämnar uppgifterna i samband med överföring och inläsning av data till provtjänsten.
Rättslig grund
Personuppgiftsbehandlingen utförs på den rättsliga grunden att den är nödvändig för att Skolverket ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.
Så länge behandlar vi personuppgifterna
Skolverket behandlar dina personuppgifter för de syften som är angivna ovan. Dina personuppgifter behandlas så länge du har ett användarkonto och deltar i administration av digitala nationella prov och digitala betygsstödjande bedömningsstöd. Allmänna handlingar, som innefattar dina personuppgifter, bevaras i enlighet med arkivlagstiftningen, Riksarkivets föreskrifter och myndighetens beslut om tillämpning av dessa föreskrifter. Detta gäller även om syftena med behandlingen enligt dataskyddsförordningen och dataskyddslagen har uppnåtts.
Spridning till tredje land
Skolverket kan komma att föra över dina personuppgifter till tredje land genom sin leverantörs behandling av personuppgifter om användare i samband med tredje linjens support av tjänsten i Storbritannien. EU-kommissionen har fattat adekvansbeslut om adekvat skyddsnivå för överföring av personuppgifter till Storbritannien enligt dataskyddsförordningen respektive brottsdatadirektivet. Besluten innebär att Storbritannien har en tillräckligt hög skyddsnivå och att personuppgifter får föras över dit utan någon ytterligare skyddsåtgärd.
Klagomål och vidare information
Det finns ett dataskyddsombud på Skolverket som du når via e-post . Du har rätt att få information om de personuppgifter om dig som Skolverket behandlar. Du har också rätt att begära och få rättelse av felaktiga personuppgifter. Om du anser att Skolverket har behandlat dina personuppgifter felaktigt har du också rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna in ett klagomål.
E-post: dataskyddsombudet@skolverket.se
Informationsbrev till elever och vårdnadshavare
Innan ni ska genomföra ett digitalt nationellt prov eller bedömningsstöd ska elever och vårdnadshavare informeras om hur personuppgifter behandlas i provplattformen. Ladda ner informationsbrevet och dela ut det till eleverna.
Behandling av personuppgifter i Administration provtjänsten
Vill du veta hur personuppgifter behandlas i Administration provtjänsten? Ta del av informationen i sidfoten på sidan där du loggar in.
Administration provtjänsten, inloggning
Länk till annan webbplats.
Skolverket använder flera digitala mötestjänster och samarbetsytor. När du loggar in i en digital mötestjänst eller samarbetsyta behandlas dina personuppgifter i Microsoft 365 Exempel på tjänster inom Microsoft 365 som används är OneDrive, Forms, Teams och Planner. Vi behöver behandla dina personuppgifter för att ge dig tillgång till den specifika informationen i tjänsterna. Behandlingen sker med stöd av allmänt intresse.
Syftet med behandlingen av dina personuppgifter
De digitala tjänsterna och samarbetsytorna syftar till att samla in och dela dokumentation och möjliggöra kommunikation inom en stängd och begränsad grupp kring ett projekt eller annan form av samarbete.
Det innebär att dina uppgifter används för att ge dig tillgång till gruppen och för att möjliggöra kommunikation inom gruppen.
Vi behandlar och sparar följande personuppgifter
Personuppgifter som krävs för samarbetet I digitala mötestjänster sparas de personuppgifter som du använder för att ansluta till mötet.
Till samarbetsytor och lagringsplatser sparas dessa personuppgifter när du loggar in för att använda tjänsterna:
- Namn
- E-postadress
Om du i en samarbetsyta eller i övriga tjänster lägger in, förändrar, raderar eller delar information eller dokument som innehåller personuppgifter behandlas även dessa uppgifter. Tänk därför på att begränsa din inkludering, delning och annan behandling av personuppgifter, så att personuppgiftsbehandling endast sker i den omfattning det är nödvändigt för de specifika ändamål som samarbetsytan eller tjänsterna är avsedda att användas för.
Överföring av uppgifter till tredje land
Behandling och lagring av personuppgifter sker på servrar som finns inom EU/EES. Personuppgifterna, namn och e-postadress, kan undantagsvis komma att göras tillgängliga av Microsoft utanför EU/EES vid särskild support eller annan stödfunktion inom Microsoft. I samband med detta kan dina personuppgifter komma att överföras till tredje land. Att överföringen har tillräckligt hög skyddsnivå säkerställs genom att Microsoft omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework.
Skolverket har personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft.
Vem kan ta del av personuppgifterna?
Leverantören för den digitala mötestjänsten och samarbetsytan samt övriga deltagare som har fått tillgång till samma information kan ta del av de personuppgifter som uppgetts av dig.
Begär ut uppgifter och utdrag
För att begära ut handlingar från Skolverket av olika slag behöver du kontakta oss.
Kontakta oss
Här hittar du de sätt du kan komma i kontakt med oss på Skolverket, och hur du får svar på frågor.