Övning och revidering av planen
Planerna behöver både arbetas med och revideras. Detta kan exempelvis ske genom regelbunden granskning och revidering av planen. Ett annat sätt att upprätthålla och förbättra arbetet är genom övningar för att öka förståelsen och förmågan i verksamheten.
Övningar är ett effektivt sätt att kontrollera om planerna är aktuella och stämmer överens med gällande rutiner och förutsättningar. Övningar kan genomföras i olika komplexitetsnivåer.
I den här metoden beskrivs hur verksamheten på ett enkelt sätt kan öva sin plan B. Efter övningen är det viktigt att resultatet tas tillvara och i de fall där behov av justeringar i planen identifieras bör dessa implementeras snarast.
Metod för övning
Du som leder övningen
Rektor eller den som arbetar med verksamhetens plan B leder övningen. Övningen kan med fördel genomföras vid ett tillfälle då personalen redan är samlad, exempelvis på en arbetsplatsträff, en utbildningsdag eller liknade.
Innan övningen väljer övningsledaren ut vilken reservrutin som ska övas och bestämmer om övningen ska vara känd på förhand. Förbered övningen genom att hämta en kopia av reservrutinen. Det kan vara en digital kopia som visas på en projektor eller flera papperskopior som delas ut under övningen.
Del 1: Scenario
Utgå från att det är en vanlig dag och att det blir en störning där ni har reservrutinen som ska övas, exempelvis ett elavbrott, värmeavbrott eller systemavbrott.
Övningsinstruktion
Börja övningen med att berätta att det har blivit ett elavbrott. Fråga deltagarna om hur de hanterar situationen. Visa eller dela sedan ut reservrutinen. Be deltagarna att läsa den och diskutera om den är:
- Begriplig: Förstår alla vad som ska göras?
- Hanterbar: Kan alla göra det som står?
- Meningsfull: Är reservrutinen rätt utformad för att hantera situationen?
Del 2: Reflektion
En bra plan B består av flera delar. Diskutera hur det ser ut i den egna verksamheten.
- Finns kontinuitetsplanen lättillgänglig för alla?- Är reservrutinerna aktuella?
- Har ni någon som är ansvarig för plan B arbetet?
- Behöver ni stöd i arbetet med att ta fram en plan B, i så fall med vad, av vem och när?
- Känner alla till dem?
- Saknas det reservrutiner för någon händelse?